Que votre entreprise possède ses propres locaux ou que vous travailliez dans un espace de coworking, vous pouvez être amené à louer une salle de réunion pour réaliser un séminaire, un brainstorming, etc. Que faut-il contrôler avant de signer la location ?
Contrat à la journée ou à l’heure ?
Certains propriétaires/gestionnaires proposent un contrat de location flexible qui vous permet de louer une salle de réunion à l’heure ou à la journée. C’est essentiel, car il est difficile de prendre de bonnes décisions lorsque l’on est sous pression ou dans la précipitation. Or, le but d’une réunion c’est justement de décider de l’orientation à donner à une affaire, une situation, à la résolution d’un problème, etc.
Bref, si vous sentez que la réunion risque de s’éterniser, alors misez sur la location de salle réunion à la journée. Si vous êtes convaincu qu’elle ne se fera que sur une demi-journée, alors préférez la location à l’heure.
Vérifiez si le loueur gère la logistique
La présence d’une équipe qui gère la logistique vous ôte une épine du pied. Vous n’avez pas besoin de porter des affaires, de déplacer des objets, de transporter des équipements, etc. Votre équipe et vous arrivez dans la salle de réunion et vous commencez immédiatement les discussions. Au passage, une réunion peut également avoir lieu entre vos partenaires, des investisseurs, des fournisseurs, des clients, etc. Là encore, si la logistique est prise en charge par le propriétaire, vous aurez moins de tracas lors de la préparation.
Assurez-vous que la surface et configuration de la salle sont modulables selon vos besoins
Vous n’allez pas louer une salle pour 20 personnes alors que vous n’êtes que 5 à la réunion. Inversement, vous ne vous permettrez pas de faire entrer 15 personnes dans une salle prévue pour 8 personnes. Dans les deux cas, ce n’est pas professionnel.
Voyez s’il existe des prestations pour les pauses
Demandez si le gestionnaire de la salle propose un service traiteur ou s’il a des coordonnées de prestataires qui prendront en charge la restauration. C’est important si la réunion a lieu avec des partenaires de l’entreprise.
Vérifiez les services compris dans la location
L’espace de coworking devrait avoir une salle de pause confortable. C’est généralement un espace partage dans lequel les autres locataires peuvent se rendre. Il peut arriver que la salle de réunion soit dotée de sa propre salle de pause.
Par ailleurs, qu’en est-il du matériel ? Est-il modulable au cas où des personnes imprévues viennent participer à la réunion ? Vérifiez le nombre et l’état des chaises, des tables, des fauteuils. Assurez-vous qu’il y ait au moins un tableau blanc avec ses accessoires (markers, éponge, etc.). Passez en revue les équipements disponibles. Le vidéoprojecteur est de rigueur. La connexion internet est un plus. S’il y a un écran, c’est encore mieux. Le micro est d’une grande aide. Assurez-vous que les branchements informatiques fonctionnent.
L’accès à la location de salle de réunion
Le bâtiment qui abrite la salle de réunion est-il facilement accessible ? L’accessibilité, c’est d’abord la proximité avec les réseaux de transport en commun. C’est aussi l’existence d’un parking et autres lieux de stationnement. C’est, enfin, la possibilité pour les personnes à mobilité réduite de s’y rendre confortablement.
L’accès est-il sécurisé ? En clair, est-ce que vos salariés ne risquent pas pour leur sécurité physique et matérielle lorsqu’ils s’y rendent ? Il en est de même pour les données de l’entreprise : est-ce qu’il y a risque de se les faire voler ?
Ces questions renvoient directement à la localisation du bâtiment. Autrement dit : où se trouve-t-il ? Est-ce qu’il est dans un quartier d’affaires ? Est-ce qu’il est dans une zone connue pour être un quartier sensible ?
