L’extrait Kbis est un document obligatoire pour toute société commerciale inscrite dans le Registre de Commerce et des Sociétés ou RCS. Regroupant toutes les informations relatives à celle-ci, ce document est indispensable. Il est sollicité pour chaque activité ou collaboration externe que la société entreprend (réponse à un appel d’offres, ouverture de compte au nom de la société,etc.).
C’est quoi l’extrait Kbis?
L’extrait Kbis est une attestation officielle qui témoigne de l’existence légale d’une entreprise commerciale. On peut alors dire que cet extrait est la “pièce d’identité” d’une entreprise. Lors de sa création, toute entreprise doit être enregistrée dans le RCS (Registre du Commerce et des sociétés), que ce soit en tant que personne physique ou morale. L’extrait Kbis permet à une société de prouver qu’elle est bien inscrite sur ce registre, que son activité est légale. C’est le Greffe du tribunal de Commerce qui délivre cette attestation.
À quoi ce document est dit essentiel ?
L’extrait Kbis est une pièce maîtresse incontournable dans la réalisation de nombreuses procédures telles :
– ouvrir un compte bancaire professionnel au nom de ladite entreprise.
– acquérir un prêt bancaire pour l’entreprise : les banques ont besoin de ce justificatif pour pouvoir octroyer un prêt aux entreprises commerciales, c’est le cas aussi pour la demande d’un découvert.
– candidater à un appel d’offres public : ce papier permet de légitimer sa signature dans un contrat.
– faire des achats au nom de la société : ce document certifie que l’entreprise est bien légale auprès des fournisseurs.
– déverrouiller des fonds bloqués sur le compte bancaire de la société : toujours à titre de pièce justificative.
Quelles informations figurent sur ce dossier ?
Pour être recevable, l’extrait Kbis d’une entreprise doit contenir toutes les informations de base concernant la société en question. En complément, il doit être dûment signé par le Greffier du tribunal de Commerce.
Un extrait Kbis comprend donc :
– la signature et le cachet du Greffier du tribunal de Commerce en charge de la société
– la date de création et la forme juridique de la société (SARL, SAS, SASU, etc.)
– sa viabilité
– la valeur de son capital social
– son numéro d’identification et son code APE (Activité Principale Exercée)
– son adresse web ou nom de domaine
– l’emplacement du siège et des établissements secondaires ou succursales
– les numéros de SIRET et de SIREN de l’entreprise
– la raison sociale et le sigle de l’entreprise (logo)
– s’il y a lieu, les informations sur les représentants légaux (ce sont les informations personnelles comme nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse de résidence)
– la date de signature du Kbis par le greffier
– la mention des autorisations obligatoires pour les métiers réglementés (huissier de justice, médecin, vétérinaire, notaire, avocat, etc.)
– les références d’un procès collectif en cours ou antérieur à la date de signature de l’extrait Kbis, s’il y en a ( en cas de liquidation ou redressement judiciaire ou encore de fichage)
Vous l’aurez compris, ce document prouve l’existence de l’entreprise retrace sa vie.
Quels sont les secteurs concernés par l’extrait Kbis ?
Compte tenu de son utilité et des informations qu’il contient, l’extrait Kbis est indispensable pour les personnes morales inscrites dans le RCS. Il concerne ainsi les sociétés commerciales. Un équivalent peut cependant être attribué aux artisans et microentreprises non concernés par l’extrait Kbis.
Pour les artisans par exemple, l’extrait D1 ou Déclaration d’activité d’artisan fait office de justificatif légal. L’extrait D1 peut alors remplacer l’extrait Kbis puisqu’il a les mêmes valeurs. Il est obtenu après inscription dans le Répertoire des Métiers (RM).
Dans le cas des microentreprises, bien qu’elles soient déclarées dans le RCS, elles ne peuvent cependant pas bénéficier de l’extrait Kbis, car elles sont considérées comme étant des personnes physiques et non morales. Comme pièce d’identité, elles bénéficient d’une équivalence qui est l’extrait K.
Les associations sont-elles concernées par l’extrait Kbis ?
En principe, les associations ne devraient pas être inscrites dans le RCS, car elles ne sont pas supposées mener des activités commerciales ou encore des activités à but lucratif. Néanmoins, la loi peut permettre à une association de pratiquer une activité rémunérée si cette dernière consent à verser une part de ses gains, une sorte de ristourne sur les rentrées d’argent de l’association. De ce fait, il y a des associations qui obtiennent un extrait Kbis après s’être enregistrées dans le RCS.
Comment faire pour se procurer ce document ?
Il existe deux façons d’obtenir l’extrait Kbis :
– lors de l’immatriculation de la société dans le RCS. Le document est délivré par le Greffe du tribunal de Commerce pour les nouvelles entreprises ou les entreprises qui sont déjà en activité, mais qui ne possèdent pas encore ce document.
– en ligne, sur le site infogreffe qui réunit tous les Greffes des Tribunaux de Commerce du pays : les demandes de Kbis en cours de vie sont gérées en ligne. Outre le site infogreffe, des sites privés ayant reçu un agrément peuvent aussi délivrer un extrait Kbis. Pour en savoir plus, rendez-vous sur extrait-kbis.net. Il vous aide à obtenir ce document public et vous révèle aussi tout ce qu’il y a à savoir à son sujet.
Il est à noter que l’extrait Kbis est un document public. Toute personne en ayant le besoin peut faire une demande et avoir accès aux informations figurant sur le Kbis d’une entreprise.
Combien de temps faut-il attendre pour avoir son extrait Kbis ?
À la création de l’entreprise, on commence par déposer les dossiers de demande d’immatriculation auprès de la RCS et il faut attendre environ 3 à 7 jours ouvrables pour l’obtenir. C’est seulement après avoir obtenu le matricule que l’extrait Kbis sera disponible.
Pour les créateurs d’entreprises pressés, certains greffes font exception et leur remettent des Kbis temporaires, mais cela n’est pourtant pas possible qu’après l’obtention du numéro de SIREN. Afin de bénéficier de cette faveur, il faut se présenter au greffe 2 ou 3 jours après la date de dépôt des documents de création de l’entreprise.
Pour les Kbis en cours de vie, la réception par la poste présente aussi un délai de 3 à 7 jours. Par contre, il est possible de faire la demande directement en ligne. Cette méthode est plus rapide. En effet, cette méthode permet de visualiser, de télécharger ainsi que d’imprimer le document instantanément.
Obtenir un extrait Kbis est-il payant ?
Le greffe ne facture pas les 4 premiers tirages de l’extrait Kbis, car la société a déjà versé des frais d’immatriculation lors de la création. Si la société demande un extrait par la suite, ils sont facturés. Voici les tarifs mis en vigueur depuis le 1er janvier 2021 :
– si c’est une demande directe auprès du greffe, c’est 2.82 euros
– si l’extrait Kbis est envoyé par voie électronique, la facture est de 3.53 euros
– avec un envoi par courrier, le coût est de 4.08 euros.
Ces tarifs ne sont pas figés, ils sont susceptibles de changement. Ils peuvent éventuellement être revus par le greffe à n’importe quel moment.
Récemment, recevoir un Kbis numérique gratuit est devenu possible pour les chefs d’entreprise. Pour ce faire, il suffit d’aller sur le site monidenum.fr et de fournir l’identité numérique de la société. Le dirigeant obtient alors des identifiants grâce auxquels il pourra se connecter à son espace. Il ne reste plus qu’à utiliser ces derniers pour se connecter. Enfin, l’activation du compte permet d’accéder au Kbis gratuitement.
L’extrait Kbis a-t-il une durée de validité ?
Un extrait Kbis n’est valable que sur une période de 3 mois. Une fois ce temps écoulé, l’extrait n’est plus valide et il faudra faire une nouvelle demande. Cela a été fait pour que toutes les informations concernant l’entreprise soient toujours bien à jour. L’actualisation de ces informations est essentielle. Qui plus est, les sociétés voulant une collaboration avec une entreprise ne manqueront pas de demander un extrait Kbis à jour.
Est-ce problématique de ne pas avoir un extrait Kbis ?
L’extrait Kbis étant une pièce justificative de l’existence légale d’une entreprise et de son enregistrement dans le RCS, ne pas avoir de Kbis est alors considéré comme une infraction et passible de sanction. Les sanctions pour ce genre de délit peuvent aller jusqu’à 3 ans d’incarcération avec le paiement d’une amende de 45 000 euros. Par ailleurs, une entreprise commerciale sans extrait Kbis aura du mal à ouvrir un compte pour la société. Elle ne pourra pas également répondre à des appels d’offres, etc.
Les différents types de Kbis
Selon le statut d’une entreprise, on distingue les types de Kbis suivants :
– l’extrait K : pour les autoentrepreneurs et les microentreprises qui ne sont pas des personnes morales. La signature du Greffier du tribunal de Commerce ne figure pas sur ce document. Il s’agit donc d’un substitut, c’est une attestation officielle informative et non d’un document authentique.
– l’extrait D1 : pour les artisans, c’est une pièce justificative qui leur permet d’exercer légalement leurs professions.
– l’extrait Kbis : destiné à toute personne morale inscrite dans le Registre des Commerces et des Sociétés.
